O Festival é planejado e executado por 3 times: A Comissão Organizadora, a Comissão Técnica e a Comissão Executora

A Comissão Organizadora é responsável por todo o planejamento do evento desde a sua concepção até o encerramento e prestação de contas. Ela reúne membros da Comissão de Eventos e da Diretoria da BAR juntamente com o Comitê Organizador Local (COL), que é formado por voluntários da região do evento e pessoas ligadas à instituição sede.

A Comissão Executora é formada por voluntários inscritos para atuar presencialmente durante o evento. Estes voluntários podem ser de qualquer local do país, e em sua maioria são pessoas ligadas à instituição sede, ou seja, alunos e professores da universidade em que o evento é realizado. Todos são bem vindos como voluntários.

O nível de ensino mínimo para ser um voluntário é o Médio, completo ou cursando.

AS RESPONSABILIDADES DA COMISSÃO EXECUTORA SÃO:

• Fotografias;

• Realizar o credenciamento dos participantes no dia do check-in e nas atividades;

• Distribuição de kits e brindes;

• Recepção dos participantes, guiando-os dentro dos locais do evento;

• Preparaçaõ das salas dos minicursos, locais das palestras e cerimônias;

• Colaborar na entrega da premiação das equipes;

• Preparação dos locais de lançamento;

• Verificar o uso e distribuição de EPI's;

• Orientação dos participantes sobre as áreas de segurança nos lançamentos;

• Ajudar a levar equipamentos entre locais;

• Etc.